Online videovergaderingen: fouten die iedereen maakt zonder het te beseffen
Met de explosie van werken op afstand zijn videogesprekken een fundamenteel onderdeel van zakelijke communicatie geworden. Als je echter vaak via Zoom, Meet of Skype belt, is het essentieel om professioneel over te komen en een betrouwbaar imago over te brengen. Daarom is het goed om, in plaats van te improviseren, enkele praktische tips te volgen om professioneel over te komen tijdens videogesprekken. Laten we eens kijken welke!
Hoe je ruimtes definieert om er professioneel uit te zien tijdens videogesprekken
Tenzij je een dringend gesprek hebt, moet je voldoende tijd hebben om de omgeving voor te bereiden van waaruit je verbinding maakt voor het videogesprek. In de meeste gevallen zul je thuis zijn, dus het is van essentieel belang dat je leert hoe je je kleding, die geschikt moet zijn voor de gelegenheid, en je ruimtes het beste kunt beheren.
Zorg eerst voor voldoende verlichting. Plaats lichtbronnen zo dat onvoldoende of te fel licht wordt vermeden. Probeer vervolgens achtergrondgeluiden te elimineren: externe ruis heb je niet onder controle, maar je kunt het wel beperken. Tegelijkertijd kun je je omgeving waarschuwen dat je op het punt staat een videogesprek te starten. Dan de achtergrond, het beste is een neutrale achtergrond die natuurlijk en goed ingericht is, maar die je gesprekspartners geen zwaar gevoel geeft. Indien nodig kun je ook de voorkeur geven aan een virtuele achtergrond, zoals die wordt aangeboden door verschillende videobelplatforms.
Het belang van de achtergrond tijdens videogesprekken: hoe maak je deze professioneel?
Vaak zijn mensen tijdens een videogesprek geneigd om jouw professionaliteit te beoordelen op basis van de achtergrond. Het is zeker niet het enige element, maar het kan wel bijdragen aan de totaalindruk. Zoals we in de vorige paragraaf hebben gezien, kan een natuurlijke achtergrond professioneel overkomen tijdens videogesprekken, vooral als:
• het evenwichtig en nuchter overkomt;
• je de voorkeur geeft aan muren met neutrale kleuren;
• het geruststellende elementen bevat zoals een kleine boekenkast of planten.
Als alternatief kun je altijd de programma's waarmee je videogesprekken voert, gebruiken om een virtuele achtergrond te kiezen. Teams, Zoom en Meet bieden allemaal deze functie, zodat je de achtergrond kunt verbergen of vervagen, of zelfs kunt wijzigen met een aangepaste afbeelding. Maar ook in dit geval is het belangrijk om de juiste achtergrond te selecteren om professioneel over te komen tijdens videogesprekken. Geef de voorkeur aan een achtergrond die geschikt is voor de gelegenheid, en onthoud altijd dat de software waarmee je je figuur kunt omlijsten en de virtuele achtergrond kunt invoegen niet perfect is.
Hoe je professioneel overkomt tijdens videogesprekken: enkele praktische tips
Of je nu het videogesprek organiseert of gewoon deelneemt, tijd besteden aan een adequate voorbereiding is essentieel. Om ervoor te zorgen dat alles goed verloopt, zijn er enkele goede gewoonten die verder gaan dan ruimtebeheer en achtergrondkeuze.
Controleer altijd of je WiFi-verbinding stabiel en snel is, om vertragingen of onderbrekingen te voorkomen. Controleer ook de batterij, microfoon en hoofdtelefoon van je laptop, maar vergeet ook niet om de videokwaliteit te controleren voordat je begint.
Maar professioneel overkomen tijdens videogesprekken hangt ook af van hoe je je gedraagt. Je kunt achtergrondgeluiden vermijden door je microfoon te dempen wanneer anderen spreken, en je interventies essentieel te houden om discussie aan te moedigen, indien nodig.
